Как отправить большой PDF-документ
Сначала выясните, чем документ тяжёл: страницами-картинками или раздутой структурой файла. Оптимизация переписывает структуру, не трогая ни текст, ни изображения, и годится всегда — предел загрузки 50 МБ. Разделение режет документ на части, которые уходят несколькими сообщениями. Сжатие уменьшает сильнее всего, но перерисовывает страницы в изображения. Точный предел вложения смотрите в справке своей почты: у разных служб он разный.
Коротко о цифрах
- Оптимизация
- до 50 МБ, переписывает структуру, содержимое не трогает
- Сжатие
- перерисовывает страницы: текст перестаёт выделяться
- Разделение
- в браузере, файлы до 1 ГБ, потерь нет
- Архив вокруг PDF
- почти ничего не даёт: содержимое уже сжато
- Предел почтового вложения
- у каждой службы свой, смотрите её справку
Как понять, чем документ тяжёл
- Откройте файл и попробуйте выделить текст мышью. Не выделяется — перед вами страницы-картинки, и вес несут они.
- Разделите размер файла на число страниц. Несколько сотен килобайт на лист — это сканы или фотографии.
- Посмотрите, есть ли в документе большие иллюстрации в полном разрешении: они часто вставлены как есть, без уменьшения.
- Проверьте, не собран ли файл из нескольких частей: сборка иногда тащит за собой лишние данные каждой из них.
Три рычага по возрастанию потерь
- Оптимизация структуры. Файл переписывается целиком, текст и изображения остаются нетронутыми, ссылки и выделение сохраняются. Предел загрузки — 50 МБ.
- Разделение на части. Ничего не теряется вовсе, но получателю придётся собирать документ обратно, поэтому части стоит называть по порядку.
- Сжатие с перерисовкой. Каждая страница превращается в изображение заданного качества: вес падает сильнее всего, но выделяемый текст, ссылки и структура исчезают.
- Удаление лишних страниц. Самый недооценённый рычаг: приложения и пустые развороты часто занимают больше, чем основной документ.
Что не помогает
- Упаковка PDF в архив. Содержимое внутри уже сжато, и архив даёт единицы процентов, зато добавляет получателю лишний шаг.
- Повторное сжатие уже сжатого файла: качество падает второй раз, а вес почти не меняется.
- Переименование и смена расширения — на размер не влияют никак.
- Отправка одним письмом «на удачу»: почта отклонит вложение целиком, и время будет потрачено впустую.
Порядок, который экономит время
Начните с удаления того, что получателю не нужно: приложений, дублирующихся страниц, пустых листов. Затем оптимизируйте структуру — этот шаг безопасен и иногда решает задачу целиком. Если файл всё ещё велик, выбирайте между разделением и сжатием, исходя из того, будут ли с документом работать: если по нему предстоит искать и копировать текст, режьте на части, а не перерисовывайте.
Когда лимит почты неизвестен, посмотрите его в справке своей службы, а не подбирайте опытным путём: отклонённое письмо с тяжёлым вложением иногда возвращается не сразу, и вы узнаёте о неудаче через час.
Частые вопросы
Сколько мегабайт можно приложить к письму?
Это зависит от вашей почтовой службы и от службы получателя: ограничение стоит с обеих сторон, и меньшее из двух и будет реальным. Точное число ищите в справке своей почты.
С чего начать, если файл больше лимита раза в два?
С оптимизации структуры: она ничего не портит и иногда даёт достаточный выигрыш. Если не хватило, удалите ненужные страницы, и только затем беритесь за сжатие или разделение.
Стоит ли класть PDF в архив перед отправкой?
Практической пользы почти нет. Изображения и потоки внутри PDF уже сжаты, поэтому архиватор выигрывает считаные проценты, а получателю добавляется лишний шаг распаковки.
Как отправить документ, если сжимать его нельзя?
Разделите на части и отправьте несколькими сообщениями, назвав файлы по порядку, либо выложите документ в облачное хранилище и пришлите ссылку. Оба способа сохраняют файл в исходном качестве.