PDF для закупок
Закупочный комплект собирают несколько отделов, и каждый отдаёт своё в привычном ему формате: техзадание текстом, спецификацию таблицей, согласования сканами. Задача сводится к тому, чтобы привести всё к одному формату без потери таблиц и собрать в предсказуемом порядке. Требования к числу файлов, размеру и наименованию задаёт площадка, а не формат PDF, — их надо смотреть в самой площадке до, а не после сборки.
Коротко о цифрах
- Конвертация таблиц и документов
- серверная операция, до 25 МБ на файл
- Таймаут конвертации
- 60 секунд на файл
- Ограничение частоты
- 10 конвертаций за 10 минут с одного адреса
- Объединение
- в браузере, до 1 ГБ, все страницы копируются одним проходом
- Подпись изображением
- не является электронной подписью
Что ломается при конвертации спецификаций
Таблица спецификации почти всегда шире печатного листа. Конвертация не решает этого за вас: она печатает то, что задано в самой книге. Если ширина не настроена, последние колонки уезжают на отдельные страницы, и в комплекте появляется десяток листов с одним столбцом цен. Поэтому ориентацию, масштаб и область печати задают в исходной таблице, а конвертируют уже подготовленный вариант.
Вторая частая потеря — формулы и связи между листами. В PDF попадает результат, а не расчёт, и это правильно: комплект должен показывать зафиксированные цифры. Но если связанные значения не пересчитаны перед выгрузкой, в PDF уедет устаревшая сумма, и её уже никто не заметит.
Сборка комплекта
- Соберите от отделов исходники, а не распечатки: из исходника всегда можно получить PDF, из распечатки — нет.
- Переведите текстовые документы и таблицы в PDF по отдельности и проверьте каждый файл на первой и последней странице.
- Сканы согласований проверьте на читаемость подписей и печатей: именно к ним чаще всего возвращают комплект.
- Объедините всё в порядке, указанном в описи комплекта, одним проходом.
- Проставьте сквозную нумерацию, если комплект уходит одним файлом и на его листы будут ссылаться.
- Проверьте, что итоговый файл открывается на чужом устройстве, а не только у вас.
Чего мы не знаем за площадку
- Предельный размер загружаемого файла: он задан системой приёма и меняется от площадки к площадке — смотрите правила самой площадки.
- Требуемое число файлов: где-то нужен один комплект, где-то каждый документ отдельно, и переупаковка задним числом стоит времени.
- Требования к подписи: наш инструмент рисует изображение подписи на странице, это не электронная подпись и не заменяет её.
- Требования к формату вложений и правилам наименования: уточняйте у принимающей стороны до сборки комплекта.
Частые вопросы
Собирать комплект одним файлом или отдельными документами?
Так, как требует площадка. Один файл удобнее для сквозной нумерации и ссылок, отдельные документы — когда система приёма проверяет каждый по своему полю загрузки.
Почему спецификация разъехалась на десяток страниц?
Ширина таблицы не была настроена под лист до конвертации. Область печати, ориентацию и масштаб задают в самой книге, иначе последние колонки печатаются отдельными страницами.
Какой максимальный размер файла принимает площадка?
Этого мы не знаем и придумывать не будем: предел задаёт система приёма конкретной площадки. Уточните его в правилах площадки до того, как начнёте сжимать комплект.
Можно ли подписать комплект прямо в PDF?
Изображение подписи поставить можно, юридическую силу оно не даёт. Для электронной подписи нужны средства удостоверяющего центра, и наш инструмент их не заменяет ни в каком виде.