Локально в браузере

Апостиль и PDF: чем электронная копия отличается от документа

Апостиль проставляется на бумажном документе или на подшитом к нему листе, и электронная копия его не заменяет: файл — это изображение того, что уже сделано на бумаге. Мы можем помочь только с копией: собрать все стороны в один файл, поставить их в правильном порядке и сохранить читаемость штампа. Принимает ли получатель электронную копию, спрашивайте у него до отправки.

Локально в браузеребез регистрации

Коротко о цифрах

Что делает перевод в PDF: создаёт копию — юридический статус документа не меняется
Проверка полноты: число страниц в файле должно совпадать с числом сторон с содержимым
Порядок страниц: совпадает с порядком файлов при сборке
Чего мы не делаем: не легализуем документы и не проверяем подлинность штампа
Где узнать требования: у органа или организации, которая запрашивает документ

Что должно попасть в файл

Сам документ полностью, со всеми сторонами, на которых есть текст, печати или отметки.
Лист или штамп апостиля целиком, включая номер, дату и подпись — их сверяют в первую очередь.
Оборотная сторона, если апостиль проставлен на ней или если на ней есть отметки о подшивке.
Перевод и его заверение, если они подшиты к документу и являются его частью.
Ничего лишнего: чужие документы в том же файле превращают комплект в задачу на сортировку.

Порядок сборки копии

Разложите документ по страницам и посчитайте стороны, на которых есть содержимое.
Снимите или отсканируйте каждую сторону отдельным кадром, не срезая края.
Соберите кадры в PDF в том же порядке, в каком листы подшиты в оригинале.
Сверьте число страниц в файле с числом сторон в оригинале — это самая частая потеря.
Проверьте читаемость номера апостиля и даты при стопроцентном масштабе.
Уменьшайте вес только после проверки и перепроверьте те же места после уменьшения.

Чего мы не делаем

Мы не проставляем апостиль, не заверяем копии и не подтверждаем подлинность штампов. Перевод документа в PDF не меняет его юридического статуса ни в какую сторону: копия остаётся копией, а оригинал — оригиналом, где бы он ни лежал.

Мы также не можем сказать, годится ли электронная копия конкретно вашему получателю и существует ли для вашего документа электронная форма легализации. Это вопросы к органу или организации, которая документ запрашивает, и задать их дешевле, чем переделывать пакет.

Частые вопросы

Нужно ли сканировать апостиль отдельным файлом?

Обычно удобнее одним файлом вместе с документом, потому что апостиль относится именно к нему и по отдельности мало о чём говорит. Но если принимающая сторона просит разделить, разделите: её порядок приёма важнее вашего удобства.

Примут ли электронную копию вместо оригинала?

Это решает получатель, и универсального ответа нет. Одни организации работают с копиями на этапе предварительной проверки, другие требуют бумагу с самого начала. Спросите заранее и не полагайтесь на чужой опыт с другой организацией.

Можно ли сжимать файл с апостилем?

Можно, но осторожно: номер и дата на штампе мелкие, а печать цветная, и они теряют различимость раньше основного текста. Сожмите, откройте результат и прочитайте именно эти элементы, а не заголовок документа.

Нужно ли переводить сам апостиль?

Требование к переводу устанавливает та сторона, которая принимает документ, поэтому спрашивайте у неё. Наша часть здесь техническая: если перевод есть и он подшит к документу, его страницы должны попасть в тот же файл, что и оригинал.