Локально в браузере

PDF для акта сверки

Акт сверки — двусторонний документ, и главная беда с ним не техническая, а версионная. Одна сторона выгружает акт, вторая присылает свой с другими цифрами, третья версия рождается после переписки, и через месяц никто не помнит, какая из них подписана. Поэтому файл акта стоит фиксировать: выгрузить в PDF, подписать с датой и хранить обе стороны переписки, а не последнюю.

Локально в браузередо 50 МБбез регистрации

Коротко о цифрах

Единицы размещения подписи: доли страницы, а не абсолютные точки
Отсчёт положения: от видимой рамки, поворот страницы учитывается
Шрифт даты: встроенный, с поддержкой кириллицы
Цвет даты: выбирается отдельно, чтобы читаться на сером скане
Юридический статус: изображение подписи не является электронной подписью

Цикл документа

Выгрузите акт из учётной системы и переведите его в PDF: в этот момент цифры фиксируются и перестают меняться при пересчёте.
Назовите файл так, чтобы дата и контрагент читались в имени: через месяц найти акт поиском важнее, чем аккуратно его назвать.
Отправьте контрагенту и сохраните отправленный экземпляр отдельно, а не только в папке исходящих.
Получив ответ с расхождениями, не правьте прежний файл: сохраните новую версию рядом со старой.
После согласования подпишите итоговый экземпляр с датой и верните его.
Обе стороны переписки храните вместе: акт без предыдущей версии не показывает, что именно было исправлено.

Подпись и дата

Изображение подписи ставится на выбранную страницу; размер и положение задаются в долях страницы, поэтому одна настройка одинаково ложится и на книжный лист, и на широкую таблицу акта. Отсчёт идёт от видимой рамки страницы с учётом её собственного поворота — акт, выгруженный альбомной ориентацией, не сдвинет подпись в угол.

Дата рядом с подписью — не украшение, а единственный признак, по которому потом отличают версии. Текст даты рисуется встроенным шрифтом с кириллицей, а цвет выбирается отдельно: на сером скане чёрная дата сливается с фоном таблицы, и её приходится искать глазами.

Юридический вес у такой подписи тот же, что у любого изображения: это не электронная подпись, проверить её нельзя. Для обмена сканами подписанных экземпляров этого достаточно, для документооборота с криптографической подписью — нет.

Частые ошибки

Правка старого файла вместо создания новой версии: после этого невозможно показать, что именно изменилось.
Имя файла без даты и контрагента: через квартал такой акт не находится ни поиском, ни глазами.
Подпись без даты: две подписанные версии с разными цифрами становятся неразличимыми.
Отправка акта в редактируемом табличном формате: получатель случайно пересчитает связанные значения, и вы сверите разные цифры.
Сжатие подписанного акта: суммы превращаются в изображение и перестают выделяться, а сверять придётся именно их.

Частые вопросы

Почему акт лучше отправлять в PDF, а не таблицей?

В PDF попадает результат, а не формула: цифры зафиксированы и не пересчитаются у получателя. Таблица же может показать другие значения просто потому, что у контрагента другая дата пересчёта.

Как отличить подписанную версию от черновой?

По дате рядом с подписью и по имени файла. Две подписанные версии с одинаковым именем и без дат различить нельзя, и в переписке они неизбежно перепутаются.

Подпись картинкой годится для акта сверки?

Для обмена сканами подписанных экземпляров обычно да, это распространённая практика. Юридической силы само изображение не даёт, и если требуется криптографическая подпись, её ставят другими средствами.

Можно ли сжать подписанный акт перед отправкой?

Технически можно, но не нужно: сжатие растеризует страницы, и суммы перестают выделяться мышью. Акт на несколько страниц весит немного, а вот сверять картинку заметно неудобнее.