PDF для регистрации бизнеса: перевод устава и форм из Word

Файл Word показывает документ так, как его понял конкретный компьютер: подставил свои шрифты, пересчитал переносы, сдвинул разрывы страниц. PDF фиксирует результат, и дальше он одинаков у всех. Именно поэтому учредительные документы удобнее подавать в PDF. Какие документы нужны и в каком виде их принимают, уточняйте у регистрирующего органа или на портале подачи.

Сервер · удаление сразудо 25 МБбез регистрации

Коротко о цифрах

Где выполняется преобразование: на сервере — в отличие от девятнадцати браузерных инструментов
Суть преобразования: документ отрисовывается заново, вёрстка фиксируется в этот момент
Редкие шрифты: заменяются похожими, поэтому положение строк может сдвинуться
Что проверять в первую очередь: разрывы страниц, таблицы и последнюю страницу
Подпись на выходе: изображение, а не ЭЦП — юридической силы не несёт

Что происходит при преобразовании

Преобразование — это не переупаковка файла, а его отрисовка: документ открывается на нашем сервере и печатается в PDF. Значит, вёрстка фиксируется в момент преобразования, со шрифтами и настройками, которые есть на сервере. Если в исходнике использован редкий шрифт, его заменит похожий, и строки могут сдвинуться на пару миллиметров, а иногда и на страницу.

Отсюда единственное железное правило: открывайте результат и смотрите его целиком, а не первую страницу. Проверять надо места, где вёрстка держится на волоске, — таблицы на границе страниц, нумерованные разделы, подписи под подписантами и последнюю страницу, которая любит превращаться в две.

Что проверить после преобразования

Разрывы страниц: не осталась ли одинокая строка раздела на предыдущем листе.
Таблицы: не разъехались ли колонки и не уехала ли шапка на соседнюю страницу.
Нумерация разделов и пунктов — сквозная, без пропусков и повторов.
Казахские буквы в тексте: они должны читаться, а не показываться прямоугольниками.
Последняя страница: подписи и реквизиты должны остаться вместе, а не разъехаться по разным листам.

Порядок подготовки комплекта

Приведите документ в Word в окончательный вид — после преобразования правки делать негде.
Преобразуйте его в PDF и откройте результат целиком.
Таблицы и расчёты из электронных таблиц преобразуйте отдельно и следите за границами страниц.
Соберите документы в нужном порядке, если требуется один файл.
Проверьте вес против ограничения формы подачи.
Помните, что нанесённая нами подпись — изображение: если нужна электронная цифровая подпись, подписывайте предназначенными для этого средствами.

Частые вопросы

Почему после преобразования вёрстка съехала?

Потому что документ отрисовывается заново, и если в нём использован шрифт, которого нет на сервере, его заменяет похожий с другими метриками. Строки сдвигаются, а вслед за ними уезжают разрывы страниц. Проверяйте результат целиком и правьте исходник, а не PDF.

Можно ли преобразовать документ прямо в браузере?

Нет, для форматов офисных документов нужна серверная отрисовка: браузер их не открывает. Файл уходит на сервер, преобразуется и возвращается, а временные файлы после ответа удаляются.

Нужно ли подписывать устав перед подачей?

Требование к подписанию устанавливает регистрирующий орган или портал подачи, уточняйте у них. Технически важно другое: наша подпись — это изображение поверх страницы, а не электронная цифровая подпись, и заменить её она не может.

Как приложить таблицы с расчётами?

Преобразуйте их в PDF отдельно и обязательно проверьте, как легли границы страниц: широкая таблица легко распадается на два листа по вертикали. Если так вышло, поправьте область печати в исходнике и преобразуйте заново.